管理文章 可能會(huì)出錯(cuò)的一定會(huì)出錯(cuò)
實(shí)際上，籌辦活動(dòng)更像在策劃一場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)直播的表演。它是一場(chǎng)沒有安全網(wǎng)的高空走鋼絲表演，一旦開始就沒有任何彌補(bǔ)的機(jī)會(huì)。你不能像拍電影一樣，喊：“卡”。不過，你雖然無法通過劇本預(yù)知未來，不過，你還是能通過細(xì)密的思慮來做足準(zhǔn)備工作，確保讓突發(fā)降低到最低，至少能游刃有余地應(yīng)對(duì)。 “不要忘記墨菲法則：可能會(huì)出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)�！边@是Judy Allen對(duì)所有活動(dòng)策劃和執(zhí)行者的忠告，也是王楠多年來從事公關(guān)工作篤定的經(jīng)驗(yàn)之談。 對(duì)于可以把活動(dòng)中所有癥結(jié)歸結(jié)到前期準(zhǔn)備上的王楠來說，活動(dòng)中任何很難彌補(bǔ)的突發(fā)狀況，一定是由于前期的準(zhǔn)備不夠充分。 你經(jīng)歷過最匪夷所思的活動(dòng)突發(fā)狀況是什么？ 我比較幸運(yùn)，雖然做活動(dòng)多少都會(huì)有些意外，但是基本上都不影響大局，能很好地去解決。不過我倒是參加過業(yè)內(nèi)一個(gè)朋友做的新車上市活動(dòng)，出現(xiàn)的一系列問題讓我挺震驚的。 一般來說，新車上市發(fā)布會(huì)都非常盛大，汽車廠商會(huì)投入很多資金做宏大的場(chǎng)面，邀請(qǐng)來賓的等級(jí)也比較高。那個(gè)活動(dòng)選在了北京798，一個(gè)既能出大場(chǎng)面又很雅致的地方。不過現(xiàn)在想起來，那個(gè)活動(dòng)簡(jiǎn)直就是一場(chǎng)災(zāi)難。首先，發(fā)布會(huì)有一部分安排在戶外，活動(dòng)公司還特制了一個(gè)很漂亮的玻璃簽到板，來賓可以從不同角度看到新車和廠商的Logo。唯一的問題是，夏季天氣變化大，突發(fā)的狂風(fēng)暴雨幾乎在一瞬間把那面玻璃板刮倒在地上，“啪”地一聲全碎了，還好當(dāng)時(shí)旁邊沒有人，否則后果就更嚴(yán)重了。 然后就是室內(nèi)的情況，由于798場(chǎng)地的頂棚不是很嚴(yán)密，結(jié)果“外邊下大雨，屋里下小雨”，在計(jì)劃中最炫的環(huán)節(jié)——汽車揭幕中，還出現(xiàn)了這樣的窘?jīng)r：為了突出這款新車主打的戶外和運(yùn)動(dòng)特性，策劃團(tuán)隊(duì)專門在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)搭一個(gè)水池，讓車緩緩開到水池里，再由池中央的平臺(tái)把車托起來，營(yíng)造一種從水中脫穎而出的感覺。創(chuàng)意很棒，作為一款國(guó)內(nèi)外合作品牌的汽車，公司也特意邀請(qǐng)了重量級(jí)的外方和中方兩位老板共同揭幕。但是當(dāng)這兩位老大走到水池邊上的時(shí)候，他們驚奇地發(fā)現(xiàn)，要掀開車上的綢布并和汽車合影，只能站到水池里！我眼睜睜看著那兩位大老板站在水池邊猶豫了一下，然后對(duì)視，無可奈何地踩下了去——其中的一位還拎了一下褲角…… 發(fā)生這樣的情況雖然有天災(zāi)因素但是我覺得從職業(yè)公關(guān)角度來想，有80%以上的責(zé)任在人。夏天的活首先就應(yīng)該考慮到會(huì)下雨；在考察場(chǎng)地時(shí)，就應(yīng)該想到頂棚是否防雨；如果不防雨，應(yīng)該提前幾天就關(guān)注天氣預(yù)報(bào)，想一些補(bǔ)救措施。另外，在設(shè)計(jì)水池的時(shí)候應(yīng)該充分考慮到站在什么位置才能讓人輕松并美觀地布掀開，什么角度能夠讓攝像機(jī)或照相機(jī)捕捉到完美的合影鏡頭，如何在水池里搭建人的通道…… 這種大型活動(dòng)，最起碼帶客戶走一遍場(chǎng)地，按真實(shí)的流程彩排一次，如之前做過這些工作，我想這樣災(zāi)難性的場(chǎng)景就不太可能出現(xiàn)了。 在活動(dòng)準(zhǔn)備過程中，你如何避免同類狀況的發(fā)生？ 做活動(dòng)時(shí)，你經(jīng)常會(huì)需要合作方給你支持，比如場(chǎng)地提供方、現(xiàn)場(chǎng)搭建公司、活動(dòng)背板制作公司……雖然你會(huì)經(jīng)常通過打電話或者開會(huì)和他們反復(fù)確認(rèn)自己想要的東西，但是很多時(shí)候，你沒有辦法以你的專業(yè)程度來要求供應(yīng)商。比如你即使跟印刷供應(yīng)商明確地說出你要什么樣、多大、什么質(zhì)地的背景板，可是最后拿到手里的，還有可能是一個(gè)因存放不當(dāng)，有很多褶皺的背景板。另外還可能有一些供應(yīng)商在完全不通知你的情況下，私自更改原來的設(shè)計(jì)，常常當(dāng)?shù)搅藭?huì)場(chǎng)才能發(fā)現(xiàn)這些問題，這是我最頭疼的。所以我的做法是，面對(duì)不太熟悉的供應(yīng)商，親自或安排團(tuán)隊(duì)中的同事到印廠盯樣，直到確保紙張、顏色等沒有問題才OK�；蛘咭筇崆氨容^長(zhǎng)的時(shí)間看樣品，總之不能等到進(jìn)會(huì)場(chǎng)了，一切不能彌補(bǔ)后才發(fā)現(xiàn)問題。 你覺得應(yīng)該以什么樣的心態(tài)來面對(duì)活動(dòng)現(xiàn)題。 場(chǎng)遇到的突發(fā)狀況？ 用一顆淡定的心去面對(duì)，做到寵辱不驚。和公關(guān)中著名的危機(jī)公關(guān)一樣，不好的事情也有可能轉(zhuǎn)化成機(jī)會(huì)，不一定是絕境。只要有這樣的心態(tài)，很多東西都可以去克服。 作為全場(chǎng)指揮，我們的壓力是雙重的，當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)意外時(shí)，你肯定會(huì)有緊張和焦慮的心理，但想想看，如果你的客戶覺得到目前為止這個(gè)活動(dòng)還挺好，但是看到了你“猙獰”的表情，會(huì)怎想？心一定一下子揪起來，覺得出事了。而且活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的總控就像球隊(duì)教練一樣，如果場(chǎng)上的球員已經(jīng)打得很急躁了，你比他們還著急，他們又怎么能很好地工作呢？ 你覺得保證活動(dòng)順利進(jìn)行的關(guān)鍵是什么？ 充分準(zhǔn)備，仔細(xì)考慮每一個(gè)細(xì)節(jié)。 另外就是在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，除了給每一個(gè)項(xiàng)目安排專門的固定負(fù)責(zé)人，同時(shí)還要安排靈活機(jī)動(dòng)的自由人，千萬不要臨時(shí)說，讓A組的人去B組幫忙，必須安排自由人去補(bǔ)缺口，這樣才可以在處理很多機(jī)動(dòng)小問題的同時(shí)，不引起更多問題。 比較重要的是，你一定要讓客戶知讓客道，有任何問題隨時(shí)都能夠找到你，這樣他才不會(huì)滿場(chǎng)亂抓人，讓整個(gè)秩序變得混亂。 |
